KVKK İlgili Kişi Başvuru Prosedürü ve Formu

1. Amaç ve Kapsam

İşbu Prosedür, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ (“Tebliğ”) uyarınca, ilgili kişiler tarafından Borda Yapı’na (“Şirket”) yapılacak başvuruların alınması, incelenmesi, cevaplanması ve kayıt altına alınmasına ilişkin usul ve esasları düzenler.

Prosedür, Şirket’in tüm birimleri ve çalışanları bakımından bağlayıcıdır.

2. İlgili Kişinin Hakları

Her ilgili kişi Kanun’un 11. maddesi uyarınca Şirket’e başvurarak;

• Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• İşlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,

• Düzeltme ve silme işlemlerinin, aktarım yapılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

• Münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir.

3. Başvuru Kanalları

Başvurular yalnızca aşağıdaki kanallardan kabul edilir:

Başvuru sahibinin, zarfın üzerine veya e-postanın konu bölümüne şu ibareyi yazması istenir: “Borda Yapı KVKK Sorumlusu’nun dikkatine – Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında İlgili Kişi Başvurusu”

Sözlü başvurular (telefon, yüz yüze görüşme, sosyal medya mesajı vb.) geçerli başvuru olarak kabul edilmez. Bu şekilde talepte bulunan kişiler yukarıdaki kanallara yönlendirilir. Ancak, başvurunun geçersizliği gerekçesiyle talebin göz ardı edilmemesi ve kişinin usulüne uygun başvuru yapması için yönlendirilmesi esastır.

4. Başvuruda Bulunması Gereken Zorunlu Unsurlar

Tebliğ uyarınca başvuruda asgari olarak şu bilgiler bulunmalıdır:

• Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,
• T.C. kimlik numarası (yabancılar için uyruk, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası),
• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
• Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
• Talep konusu.

Talebe ilişkin bilgi ve belgeler başvuruya eklenir. Eksik başvurularda ilgili kişiden eksikliğin tamamlanması istenir; bu talep süreyi durdurmaz.

5. Başvurunun Alınması ve Kayda Geçirilmesi

Yukarıdaki kanallardan ulaşan her başvuru, Şirket’e ulaştığı tarih esas alınarak KVKK Sorumlusu tarafından kayıt altına alınır ve başvuru sahibine başvurunun alındığı bildirilir. Başvuru, başvuru formu kullanılarak veya aynı unsurları içeren bir dilekçe ile yapılabilir.

6. Başvurunun İncelenmesi

• Başvuru sahibinin kimliği ve başvurunun ilgili kişiye ait olduğu doğrulanır. Gerekli hallerde ilgili kişiden ek bilgi ve belge istenebilir.
• Başvuru, ilgili birimlerle birlikte kişisel veri işleme envanteri çerçevesinde incelenir; tereddütlü hallerde nihai kararı KVK Ekibi verir.
• Başvuru konusunun Şirket’e ait olmayan veya üçüncü kişilere ait kişisel verilere ilişkin olması halinde talep reddedilir.
• Kanun’un 28. maddesindeki istisnalar kapsamına giren talepler yanıtlanamaz.

7. Cevap Verilmesi

• Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir.
• Cevap, başvuru sahibinin tercihine göre yazılı olarak veya elektronik ortamda verilir. Telefonla bilgilendirme geçerli bildirim sayılmaz.
• Talebin reddedilmesi halinde ret gerekçesi cevapta açıkça belirtilir.
• Talebin kabul edilmesi halinde gereği Şirket tarafından yerine getirilir ve sonuç ilgili kişiye bildirilir.

8. Şikâyet Hakkı

Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya başvuruya süresinde cevap verilmemesi halinde ilgili kişi, Şirket’in cevabını öğrendiği tarihten itibaren 30 gün içinde ve her halde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilir. Bu bilgi, ret ve yetersiz cevap bildirimlerinde başvuru sahibine ayrıca hatırlatılır.

9. Kayıt ve Saklama

Başvurular, verilen cevaplar ve ilgili tüm yazışmalar KVKK Sorumlusu tarafından kayıt altında tutulur. Kayıtlar Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda belirtilen süre boyunca saklanır ve Kurul’un incelemesine hazır bulundurulur.

10. Yürürlük ve Güncelleme

İşbu Prosedür, Şirket yönetiminin kararı ile yürürlüğe girer. Mevzuat değişikliklerinde ve en az yılda bir kez gözden geçirilir.

Başvuru Formu

Aşağıdaki formu doldurarak, imzalayarak ve yukarıda belirtilen başvuru kanallarından biriyle Şirketimize iletebilirsiniz. Formu bilgisayarınızda doldurmak için Word dosyasını indirebilir veya bu sayfayı yazdırabilirsiniz.