Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

1. Amaç ve Dayanak

İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Borda Yapı (“Şirket”) tarafından işlenen kişisel verilerin saklanmasına ve imhasına ilişkin usul ve esasların belirlenmesi amacıyla, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) uyarınca hazırlanmıştır.

Kanun uyarınca Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlülüğü bulunan veri sorumluları, kişisel veri işleme envanterine uygun olarak bu politikayı hazırlamakla yükümlüdür.

2. Kapsam

Politika; Şirket çalışanlarına, çalışan adaylarına, çalışan yakınlarına, stajyerlere, tedarikçi ve iş ortaklarına ve bunların çalışanlarına, ziyaretçilere ve diğer üçüncü kişilere ait, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilere uygulanır.

3. Kayıt Ortamları

4. Saklamayı ve İmhayı Gerektiren Sebepler

4.1. Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

Kişisel veriler, başta 6698 sayılı Kanun, 4857 sayılı İş Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, 3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu ve bunlara bağlı ikincil mevzuat olmak üzere ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklanır.

4.2. Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

İş sözleşmesinin kurulması ve ifası, İnsan Kaynakları süreçlerinin yürütülmesi, yasal bildirim yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, iş sağlığı ve güvenliği faaliyetleri, ücret ve yan hak süreçleri, hukuki uyuşmazlıklarda ispat ve savunma hakkının kullanılması, denetim faaliyetleri ve fiziksel mekân güvenliğinin sağlanması.

4.3. İmhayı Gerektiren Sebepler

• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kişisel verinin yalnızca açık rızaya dayalı olarak işlendiği hallerde ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
• İlgili kişinin Kanun’un 11. maddesi kapsamındaki talebinin Şirket tarafından kabul edilmesi,
• İlgili kişinin silme, yok etme veya anonim hâle getirme talebinin Şirket tarafından reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap verilmemesi üzerine Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
• Saklama süresinin sona ermesi ve daha uzun süre saklamayı haklı kılan başka bir şart bulunmaması.

4.4. Saklama Süreleri

Kişisel veriler, aşağıdaki tabloda belirtilen süreler boyunca saklanır. İlgili mevzuatta daha uzun veya daha kısa bir süre öngörülmüşse mevzuattaki süre esas alınır. Dava, soruşturma, denetim veya benzeri bir sürecin devam etmesi halinde saklama süresi bu sürecin sonuna kadar uzar.

5. Saklamaya ve İmhaya İlişkin Tedbirler

5.1. Güvenli Saklama İçin Alınan Tedbirler

İdari: Kişisel veri işleme envanterinin hazırlanması ve güncel tutulması; erişim yetki matrisi ve “bilmesi gereken kişi” prensibi; çalışanlara gizlilik taahhütnamesi imzalatılması; düzenli farkındalık eğitimi; veri paylaşılan üçüncü kişilerle kişisel veri işleme ve gizlilik sözleşmesi imzalanması; işten ayrılan veya görev değiştiren çalışanların yetkilerinin derhal kaldırılması.

Teknik: Güvenlik duvarı ve ağ güvenliği; güncel anti-virüs; kişiye özel kullanıcı hesabı ve güçlü parola politikası; log kayıtlarının tutulması; düzenli yedekleme ve yedeklerin ayrı ortamda saklanması; uzaktan erişimde iki kademeli kimlik doğrulama; özel nitelikli kişisel verilerin kriptografik yöntemlerle saklanması; fiziksel evrakın kilitli dolaplarda muhafazası.

5.2. Hukuka Uygun İmha İçin Alınan Tedbirler

İmha işlemleri KVKK Sorumlusu koordinasyonunda, IT ve İnsan Kaynakları birimlerinin katılımıyla yürütülür. Her imha işlemi kayıt altına alınır. Periyodik imha, ilgili kişi talebi üzerine yapılan imha ve toplu imhalarda Kişisel Veri İmha Tutanağı düzenlenir; sistemsel ve otomatik imhalar (örneğin kamera kayıtlarının üzerine yazılması) ise sistem logları ve yıllık özet tutanak ile kayıt altına alınır. Tutanaklar en az 3 yıl saklanır ve imha işlemine ilişkin kayıtlar Kurul’un incelemesine hazır tutulur.

6. İmha Yöntemleri

6.1. Silme

Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesidir.

6.2. Yok Etme

Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesidir.

6.3. Anonim Hale Getirme

Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Değişkenleri çıkarma, maskeleme, genelleştirme, gruplama ve gürültü ekleme gibi yöntemler kullanılabilir.

6.4. Yöntem Tercihi

Şirket, saklama süresi dolan ancak ileride ihtiyaç duyulma ihtimali bulunan (özellikle zamanaşımı itirazında bulunulabilmesi için gerekli olabilecek) kişisel veriler bakımından, silme yöntemini tercih ederek verileri yalnızca teknik arşivci tarafından erişilebilir hale getirebilir. Bu durumda veriye erişim ancak KVK Ekibi kararı ile mümkündür ve erişim kayıt altına alınır.

7. Periyodik İmha

Kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda, veriler tekrar eden aralıklarla re’sen imha edilir. Şirket, Sicile kayıt yükümlülüğü bulunması nedeniyle periyodik imha süresini 6 (altı) ay olarak belirlemiştir.

Periyodik imha dönemleri: Her yılın Haziran ve Aralık ayları.

Şirket, imha yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha döneminde kişisel verileri uygun yöntemle imha eder. İlgili kişinin talebi üzerine yapılan imha işlemleri periyodik imha dönemi beklenmeksizin, talebin alınmasından itibaren 30 gün içinde gerçekleştirilir.

8. Saklama ve İmha Süreçlerinde Yer Alanlar

9. Yürürlük ve Güncelleme

İşbu Politika Şirket yönetiminin kararı ile yürürlüğe girer, Şirket içinde duyurulur ve çalışanların erişimine açık tutulur. Yılda en az bir kez gözden geçirilir; yapılan değişiklikler aşağıdaki tabloda kayıt altına alınır.

Sürüm Kaydı